Retención documental: por cuánto tiempo guardar cada documento

Guardarlo todo para siempre parece seguro, pero es costoso, ocupa espacio y aumenta la exposición a riesgos de privacidad. Descartar demasiado pronto, por otro lado, puede dejar a la empresa sin pruebas ante una fiscalización o un juicio. El equilibrio está en la tabla de retención documental.

Qué es una tabla de retención

La tabla de retención es el instrumento que define, para cada tipo de documento, por cuánto tiempo debe conservarse (en las fases activa e intermedia) y cuál es su destino final: eliminación o custodia permanente. Se construye a partir de exigencias legales, plazos de prescripción y necesidades del negocio.

Referencias comunes de plazos en Brasil

Los plazos varían según la naturaleza del documento, el sector y la legislación aplicable. A continuación, algunas referencias frecuentemente utilizadas por las empresas brasileñas — que deben validarse con sus asesores jurídico y contable:

• Documentos fiscales y contables (facturas, libros, comprobantes de tributos): mínimo 5 años, en línea con los plazos de caducidad y prescripción del Código Tributario Nacional — plazo que puede ser mayor en situaciones específicas.
• Documentos laborales: el plazo de prescripción para acciones laborales es de hasta 5 años durante el contrato, limitado a 2 años después de su término. Los registros de empleados y los documentos vinculados a la seguridad social suelen conservarse por plazos mucho más largos, y muchas empresas optan por la custodia permanente de algunos de ellos.
• FGTS (fondo de garantía): desde el fallo del STF en el ARE 709.212, la prescripción del cobro de depósitos pasó a ser quinquenal, con reglas de transición para períodos anteriores.
• Contratos civiles y comerciales: considere el plazo de prescripción aplicable a la pretensión — el Código Civil prevé un plazo general de 10 años y plazos específicos menores, como 3 o 5 años, para determinadas pretensiones — contado desde el término de las obligaciones.
• Actos societarios: estatutos, modificaciones y actas suelen tener custodia permanente.

¿Digitalizar lo resuelve?

En gran parte, sí. La Ley 12.682/2012 y el Decreto 10.278/2020 establecen los requisitos para que los documentos digitalizados produzcan los mismos efectos legales que el original, lo que implica integridad, confiabilidad, metadatos mínimos y, según el caso, firma con certificado digital ICP-Brasil. La Ley de Libertad Económica (Ley 13.874/2019) también reforzó el derecho a archivar documentos por medios digitales, observando esos requisitos.

Hay excepciones — como documentos de valor histórico — y cada tipo documental debe evaluarse antes de descartar el papel.

Cómo armar su tabla

1. Inventaríe los tipos documentales de cada área.
2. Investigue las exigencias legales, regulatorias y contractuales aplicables a cada uno.
3. Defina el plazo en cada fase y el destino final.
4. Valide con jurídico, contabilidad, cumplimiento y áreas de negocio.
5. Automatice: configure el sistema de gestión documental para aplicar los plazos y alertar sobre vencimientos.
6. Documente el descarte, registrando qué se eliminó, cuándo y por quién.

Retención y LGPD van de la mano

La LGPD exige que los datos personales se eliminen al terminar el tratamiento, salvo excepciones legales. Una tabla de retención bien aplicada es, por lo tanto, también una herramienta de privacidad: justifica por qué un documento todavía existe — y garantiza que deje de existir cuando ya no haya fundamento para mantenerlo.

El mejor archivo no es el que lo guarda todo, sino el que encuentra cualquier documento en segundos y descarta lo que ya cumplió su función.

Los plazos citados son referencias generales y pueden variar según el caso. Consulte siempre a sus asesores jurídico y contable.