Temporalidade documental: por quanto tempo guardar cada documento

Guardar tudo para sempre parece seguro, mas custa caro, ocupa espaço e aumenta a exposição a riscos de privacidade. Descartar cedo demais, por outro lado, pode deixar a empresa sem provas em uma fiscalização ou ação judicial. O equilíbrio está na temporalidade documental.

O que é tabela de temporalidade

A tabela de temporalidade é o instrumento que define, para cada tipo de documento, por quanto tempo ele deve ser mantido (na fase corrente e intermediária) e qual a sua destinação final: eliminação ou guarda permanente. Ela é construída a partir de exigências legais, prazos prescricionais e necessidades do negócio.

Referências comuns de prazos

Os prazos variam conforme a natureza do documento, o setor e a legislação aplicável. Abaixo, algumas referências frequentemente utilizadas pelas empresas — que devem ser validadas pelo seu jurídico e pela sua contabilidade:

• Documentos fiscais e contábeis (notas fiscais, livros, comprovantes de tributos): no mínimo 5 anos, em linha com os prazos de decadência e prescrição tributária do Código Tributário Nacional — prazo que pode ser maior em situações específicas.
• Documentos trabalhistas: o prazo prescricional para ações trabalhistas é de até 5 anos durante o contrato, limitado a 2 anos após o seu término. Registros de empregados e documentos ligados à vida previdenciária costumam ser mantidos por prazos bem mais longos, e muitas empresas optam pela guarda permanente de alguns deles.
• FGTS: desde o julgamento do STF no ARE 709.212, a prescrição da cobrança de depósitos passou a ser quinquenal, com regras de transição para períodos anteriores.
• Contratos civis e comerciais: considere o prazo prescricional aplicável à pretensão — o Código Civil prevê prazo geral de 10 anos e prazos específicos menores, como 3 ou 5 anos, para determinadas pretensões — contado a partir do término das obrigações.
• Atos societários: contratos sociais, alterações e atas costumam ter guarda permanente.

Digitalizar resolve?

Em grande parte, sim. A Lei 12.682/2012 e o Decreto 10.278/2020 estabelecem os requisitos para que documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais do original, envolvendo integridade, confiabilidade, metadados mínimos e, conforme o caso, assinatura com certificado digital ICP-Brasil. A Lei de Liberdade Econômica (Lei 13.874/2019) também reforçou o direito de arquivar documentos por meio digital, observados esses requisitos.

Há exceções — como documentos de valor histórico — e cada tipo documental deve ser avaliado antes de qualquer descarte do papel.

Como montar a sua tabela

1. Inventarie os tipos documentais de cada área.
2. Pesquise as exigências legais, regulatórias e contratuais aplicáveis a cada um.
3. Defina o prazo em cada fase e a destinação final.
4. Valide com jurídico, contabilidade, compliance e áreas de negócio.
5. Automatize: configure o sistema de gestão documental para aplicar os prazos e alertar sobre vencimentos.
6. Documente o descarte, registrando o que foi eliminado, quando e por quem.

Temporalidade e LGPD andam juntas

A LGPD exige que dados pessoais sejam eliminados após o fim do tratamento, salvo exceções legais. Uma tabela de temporalidade bem aplicada é, portanto, também uma ferramenta de privacidade: ela justifica por que um documento ainda existe — e garante que ele deixe de existir quando não houver mais fundamento para mantê-lo.

O melhor arquivo não é o que guarda tudo, e sim o que encontra qualquer documento em segundos e descarta o que já cumpriu seu papel.

Os prazos citados são referências gerais e podem variar conforme o caso. Consulte sempre seus assessores jurídico e contábil.